Co zrobić, by zespół współpracował naprawdę i grał do wspólnej bramki?

Z ostatniego spotkania zespołu, Martyna wyszła bardziej zdenerwowana niż zwykle. Zresztą, ostatnio częściej była poirytowana, zniecierpliwiona czy napięta, gdy myślała o pracy. A przecież lubi to, czym się zajmuje. Jest w tym naprawdę dobra! Specjalistka w swoje dziecinie jakich mało. Nie ma dla niej projektów nie do zrobienia!

Zresztą, bardzo jej pochlebiało, gdy szef powiedział kiedyś pół żartem, że jest agentem od zadań specjalnych. Zwykle jest tak, że kiedy już nie widać wyjścia, ona odkrywa tajemne wejście, gdy wszystkie pomysły się wyczerpały, kładzie na stole karty i odkrywa nowe, kreatywne i inspirujące opcje. Niezawodność i wysoka jakość to jej podstawowe atuty.

Jednak ostatnio zrobiło się jakoś trudniej, zarówno w pracy, jak i we współpracy. Martyna ma wrażenie, że jest jakby jedynym aktywnym piłkarzem na boisku, a reszta drużyny, zupełnie jej nie wspiera. „Czy oni nie rozumieją jak krótkie mamy teraz deadliny?”, „Czy to naprawdę tak trudno skupić się i zadbać o wszystkie ustalone szczegóły w raporcie?” to ostatnie myśli w głowie Martyny.

Złości się i frustruje, ponieważ ważne są dla niej standardy pracy, a w relacjach ze współpracownikami nie widzi takiego zaangażowania, które jest w jej ocenie na teraz potrzebne. Co ciekawe, otoczenie też ma coraz więcej trudności w relacjach z Martyną. Pojawiają się głosy: „Czepia się”, „Jest przewrażliwiona”, „Nigdy nie da się jej dogodzić, zawsze znajdzie jakieś niedociągnięcie”.

Sytuacja staje się z tygodnia na tydzień coraz napięta. Na ostatnim spotkaniu, Martyna poczuła taką falę bezsilności i napięcia, że przez całe spotkanie się nie odzywała. Zamówiła dane do raportu, bardzo szczegółowo je dookreśliła, a to, co dostała było namiastką tego, co potrzebowała i czego oczekiwała. A przecież w oparciu o te dane, do jutra do 12:00 ma zrobić prezentację na klienta. Nawet nie widzi już sensu w proszeniu o poprawione dane, nie wierzy, że będą takiej jakości, jaką potrzebuje. W nocy sama ściąga dane z bazy danych i wyciąga dane. Robi to po godzinach, bo to jest poza zakresem jej obowiązków. Siedzi niemal całą noc, ale na 12:00 prezentacja jest gotowa, zawiera wszystko, co miało w niej być. Ma poczucie, że na nikogo nie może już liczyć, a ludzie nie potrafią zrobić rzeczy, które przecież są oczywiste na ich stanowiskach.

Po spotkaniu, napięcie pojawia się też u współpracowników Martyny, a w komentarzach pojawiają się zadania: „Widzieliście ją, siedziała z naburmuszoną miną i ani słowa nie powiedziała. Zaprawdę za kogo ona się uważa”, „Nie było sensu robić tej prezentacji, bo i tak ją wywróciła do góry nogami i zrobiła po swojemu”.
Na szczęście po spotkaniu z klientem, gdy słyszy: „Pani Martyno świetna robota. O takie coś dokładnie mam chodziło” czuje dumę i radość, dopiero po chwili dociera do niej, jak bardzo jest zmęczona, a co więcej, jakie czuje napięcie, myśląc o kolejnych projektach i współpracy z innymi. „Czemu oni mnie nie rozumieją, tak trudno dostarczać rzeczy jakościowe!”

Jak w takiej sytuacji zadbać o współpracę? Co może pomóc obu stronom być usłyszanym?

Zarówno Martyna, jak i jej współpracownicy doświadczają napięcia, frustracji i niezadowolenia z tego, jak wygląda ich codzienna współpraca. Najprawdopodobniej w ich wspólnej relacji, nie ma na tyle zaufania, otwartości, by o tym, co się dzieje porozmawiać. Każda ze stron chce wytrzymać – i robiąc to, (z wysiłkiem) liczy, że sytuacja się rozwiąże. Może być też tak, że pracownicy uważają, że żadna rozmowa nie ma sensu, gdyż Martyna nie przyjmuje informacji zwrotnej (prawdopodobnie tego nie sprawdzili) i że to i tak nic nie da. Z kolei możliwe, że Martyna uważa, że bardzo jasno komunikuje oczekiwania i że pewne rzeczy „są oczywiste”, jeśli się tyle razem pracuje. Warto zauważyć, że jeśli zakładamy, że coś jest „oczywiste” a nie działa, to może jednak wcale nie jest takie jasne dla obu stron.

Doświadczenie pracy z ludźmi pokazuje, że to, co sprawia, że mamy poczucie dobrej współpracy i efektywnej realizacji zadań, jako cały zespół to właśnie zaufanie i dialog – to jakość relacji między nami. Odsuwanie problemu, udawanie, wytrzymywanie, może zadziałać, ale na chwilę – w dłuższej perspektywie wzmaga napięcie, frustrację i zniechęcenie. Może też budować negatywne oceny na temat drugiej osoby, co z kolei nakręca kolejne interpretacje i osądy.

Jeżeli nie powiemy słów, które mogą być przykre i trudne dla drugiej strony, ale też jednocześnie nie pokażemy w otwarty sposób, że coś, co się dzieje dla nas nie działa, efektywna współpraca będzie bardzo utrudniona. Bez szczerych rozmów o tym, co się dzieje, czego potrzebujemy, nie mamy szans na zmianę danej sytuacji.

Ważne jest też to, w jaki sposób przekazujemy to, co jest dla nas trudne lub niewygodne. Jeśli po spotkaniu, na którym prezentowane były dane, Martyna powiedziałaby do pracowników: „Myślę, że macie w nosie to, o co was proszę i widzę, że nie jesteście w stanie wykonać prostego zadania, czy moglibyście więcej przykładać się do tego, co robicie, żebym mogła spać spokojnie?” – szanse na zmianę we współpracy byłyby małe, a nawet bardzo małe. Dlaczego?

• Ponieważ jej współpracownicy nie mają jasności, co ma na myśli mówiąc „myślę, że macie w nosie to, o co was proszę” i nie wiedzą, do jakiego zachowania się ono odnosi, nie mają też szansy na zrozumienie swojej roli, ponieważ słyszą oskarżenie, które prawdopodobnie odbierają jako niesprawiedliwą;
• Ponieważ z dużym prawdopodobieństwem mogą odebrać to stwierdzenie jako swego rodzaju atak i ocenę i zaczną się bronić lub przerzucać piłeczkę na drugą stronę np. „Ale ty ciągle coś zmieniasz i nigdy nie jesteś zadowolona, więc w zasadzie nie wiadomo co robić, żeby było dobrze”. Jeśli pojawi się spirala oskarżeń i zarzutów coraz trudniej będzie usłyszeć sedno potrzeb – np. o współpracy, niezawodności, zaufania, wsparcia czy przewidywalności.
• Ponieważ nie ma wyrażonej potrzeby, która będąc niezaspokojona wywołuje emocje Martyny, które wyraża w postaci zarzutu wyrażonego w formie komunikatu „wy macie w nosie” zamiast np. „we współpracy cenię dotrzymywanie umów” lub „ważne jest dla mnie przewidywalność i otwartość w komunikacji”.
• Ponieważ brakuje konkretnej, wykonalnej prośby – prośba „czy moglibyście się więcej przykładać do tego, co robicie żebym mogła spać spokojnie”, nie daje jasności, co druga osoba ma zrobić, żeby wesprzeć zadbanie po potrzeby proszącego.
• Ponieważ jest to też zdanie, która zrzuca odpowiedzialność za własny spokój na drugą osobę za własne emocje, co może uruchamiać poczucie winy u słuchającego, że przez niego ktoś nie śpi dobrze i że jest źródłem kłopotu dla kogoś.

Jak inaczej mogłaby wyglądać ta wypowiedź, gdyby uwzględnić powyższe sugestie?

– Poprosiłam o przygotowanie danych do prezentacji na spotkanie z klientem, jednak, kiedy przysłaliście mi materiał, byłam zaskoczona tym, że nie zawierał on wszystkich sugestii i wskazówek, o które prosiłam.

– Nie rozumiem, co się stało a chciałabym to zrozumieć, bo zależy mi o zadbaniu zarówno o jasność moich wypowiedzi, jak i harmonię w naszej współpracy. Nieustająco też, ważne dla mnie jest dotrzymywanie umów z klientami i wysoka jakość produktów dostarczanych do klientów.

– Czy w czwartek o 12:00, moglibyśmy przez godzinę porozmawiać o usprawnieniu naszej współpracy a szczególnie o tym, jak zadbać o precyzję naszych ustaleń i komunikacji? Co Wy na to?

I co sądzicie o takiej wersji? O tak – ma więcej słów. Bo do budowania kontaktu bez domyślania się, bez czytania w myślach potrzebujemy jasnego dookreślenia, o co chcemy zadbać i co więcej, propozycji, jak chcemy o to zadbać.

Gdy powiemy do drugiej osoby „chcę żebyś się więcej przykładał” bez dookreślenia, jak chcemy by to się przekładało w naszej codziennej pracy, każda ze stron zinterpretuje „przykładać się” inaczej i szanse, że dostaniemy co chcemy, nie są za duże.

Osoba A – będzie dłużej siedziała w pracy, osoba B – będzie czuła się winna, że nie współpracuje i pozostanie w swoim lęku i pracę, osoba C – zrobi więcej slajdów w następnej prezentacji…

Oczywiście, to tylko przykłady, ale ich celem jest pokazanie, że jeśli chcemy zwiększyć szanse na zadbanie o to, co dla nas ważne, potrzebujemy umieć o tym mówić wprost i co więcej, dokładnie proponować, jak można o to zadbać. Wypowiedzenie tego wprost, bez oskarżeń, zarzutów i szukania winnych powoduje, że otwieramy się na dialog i szukanie rozwiązań w obszarze „wygrany- wygrany”. To pomaga w byciu usłyszanym – kiedy mówię o sobie i swoich potrzebach, zapraszam rozmowę do ich uwzględnienia. 

Na koniec chcemy dodać, że komunikacja to nie tylko słowa. Tak, słowa są ważne i warto mówić o faktach, a nie oceniać, unikać uogólnień, odnosić się to tego, co dla nas ważne, a nie jacy inni powinny być i bardzo precyzyjnie formułować prośbę, ale… Kluczowe pytanie, które warto sobie zadać to: z jaką intencją zaczynam rozmowę, czy chcę zadbać o coś ważnego, czy postawić na swoim? A może udowodnić, że mamy rację? Kogoś pouczyć?

Do tego, by budować dialog i porozumienie pomocna jest uważność na potrzeby swoje i drugiej strony.

23 lutego 2020 startujemy z intensywnym kursem Porozumienia bez Przemocy w biznesie, na którym nie tylko zapraszamy uczestników do poznawania podstaw NVC, lecz przede wszystkich do praktyki narzędzi NVC, na przykładach życia zawodowego uczestników.

Więcej o kursie: https://nvclab.pl/nvc-w-relacjach-zawodowych/

Każdy uczestnik kursu, otrzyma książkę autorek tego artykułu, czyli Joanny Berendt (współtwórczyni kursu „NVC w biznesie”) oraz Agnieszki Kozak „Dogadać się z innymi, czyli Porozumienie bez Przemocy nie tylko w życiu organizacji”.

Więcej o książce tutaj.

Źródło artykułu: Co zrobić, by zespół współpracował naprawdę i grał do wspólnej bramki? – NVCLab